Software a medida: cuándo merece la pena y cuándo no

Construir software a medida es caro y lleva tiempo. Por eso la pregunta útil no es si sería mejor tenerlo, que casi siempre lo sería, sino si en tu caso compensa. Esta guía es para responder a eso antes de pedir presupuesto a nadie.

La señal de que algo no encaja

Hay una señal que aparece siempre y que es fácil de ver desde dentro: tu equipo trabaja de una forma en el programa y de otra en la realidad. En la herramienta se registra una cosa, y lo que de verdad pasa vive en otro sitio.

Ese otro sitio suele ser un Excel. Si cada persona del equipo tiene su hoja paralela para apañarse, el programa no está sirviendo: está creando trabajo. Y cuando alguien se va de vacaciones, la información que nadie más tiene se va con él.

La segunda señal es la frase «eso el programa no lo hace, así que lo apuntamos aparte». Cuando se repite en varias reuniones seguidas, hay un proceso real que la herramienta no cubre.

Cuándo no merece la pena

Si un programa estándar cubre el ochenta por ciento de lo que hacéis, casi nunca compensa. Ese veinte por ciento restante suele resolverse con una configuración distinta, una integración pequeña o cambiando un hábito, y sale mucho más barato que construir desde cero.

Tampoco compensa si sois pocos y el proceso cambia cada mes. Construir un sistema a medida exige tener claro cómo trabajáis, y si eso todavía se está decidiendo, lo que se construya hoy sobrará en seis meses. Primero se estabiliza la forma de trabajar, luego se construye.

Y la más importante: si el problema es de organización y no de herramienta, el software no lo arregla. Si las cosas se pierden porque nadie tiene claro quién hace qué, un programa nuevo solo hace que se pierdan más rápido y de forma más ordenada.

Cuándo sí merece la pena

Cuando pagáis varias licencias que no aprovecháis. Tres o cuatro suscripciones al mes, cada una para una parte del proceso, de las que usáis unas pocas funciones y ninguna se habla con las demás. Ahí el cálculo es sencillo: lo que ya estáis pagando contra lo que costaría tener una sola cosa que sí encaje.

Cuando hay tareas manuales que existen solo porque el programa no hace algo. No son tareas del negocio, son tareas de la herramienta: copiar un dato de un sitio a otro, rehacer el mismo informe cada lunes, revisar a mano que dos listados cuadren. Si sumas esas horas al mes, normalmente ya tienes la respuesta.

Y cuando vuestra forma de trabajar es parte de vuestra ventaja. Hay empresas que hacen las cosas de una manera concreta y por eso les eligen. Adaptar eso a un programa genérico es renunciar justo a lo que os diferencia.

Lo que hay que tener claro antes de empezar

Que no se construye todo de golpe. Un proyecto que intenta cubrir el negocio entero desde el primer día tarda un año en verse y llega tarde. Se construye por partes, empezando por la que más duele.

Que hay que decidir qué es imprescindible. En cuanto se empieza a hablar, aparecen ideas buenas que no son urgentes. Separar lo imprescindible de lo deseable es la parte más importante del proyecto, y es una decisión vuestra, no del que programa.

Y que el software vive. No es una compra que termina el día de la entrega: se mantiene, se corrige y cambia cuando cambia el negocio. Quien no cuenta con eso desde el principio acaba con un sistema que nadie toca y que en dos años vuelve a estorbar.

Cómo empezamos nosotros

Lo primero es entender los procesos reales, no los que deberían ser sobre el papel. Eso significa sentarse con quien hace el trabajo cada día y ver qué abre, qué apunta y dónde se atasca.

Después priorizamos juntos: qué parte se construye primero y por qué. Siempre la que más tiempo os está costando, para que el sistema empiece a devolver antes de estar terminado.

A partir de ahí se construye por fases, con algo usable pronto y en manos del equipo. Se usa, se ajusta con lo aprendido y se pasa a la siguiente fase. Si en ese primer análisis vemos que lo vuestro lo resuelve una herramienta que ya existe, os lo decimos y os ayudamos a montarla.

• Ver cómo hacemos el software a medida

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Escrita por Miguel Gatell, fundador de Isogatell.